Kantor tanpa kertas- telah didengungkan sejak komputer desktop yang pertama muncul sekitar tahun 1980- dan bagi banyak kantor masih merupakan cita-cita. Walaupun semakin meningkat penggunaan komputer di berbagai macam bisnis, namun sebagian besar pekerjaan sehari-hari masih menggunakan kertas. Lagi pula perilaku dasar manusia berkaitan dengan kerja, masih menentang kantor tanpa kertas yang sesungguhnya. Para pegawai masih selalu senang untuk mencetak dokumen guna dipelajari lebih mendalam atau sebagai bahan untuk rapat. Jujur saja kita termasuk dalam golongan ini. Jadi untuk sekarang ini kantor yang betul-betul tanpa kertas masih merupakan tujuan yang sukar untuk dicapai.
Namun demikian kita dapat secara dratis mengurangi penggunaan kertas di lingkungan kerja dan usaha ini memerlukan pemilihan sistem manajemen dokumen (DM=document management). Istilah manajemen dokumen meliputi berbagai sistem untuk mengkelola berkas-berkas kertas dan elektronik. Untuk menciptakan kantor tanpa kertas digunakan istilah yang lebih khusus yaitu “sistem pencitraan dokumen” (document imaging system), mancakup alat-alat yang membantu kita mengubah rekaman di kertas menjadi berkas elektronik.
Manfaat solusi kantor tanpa kertas
Keuntungan terbesar membebaskan diri dari arsip-arsip kertas adalah penghematan waktu dan tenaga. Kalau misalnya untuk mencari dan mengembalikan suatu dokumen ketempatnya memerlukan waktu lima menit, dan seorang pegawai berurusan dengan 10 berkas dalam sehari, maka dalam setahun 216 jam (5 hari kerja seminggu) digunakan pegawai tersebut untuk mondar mandir dengan dokumen kertas. Sistem yang memungkinkan pegawai tersebut untuk mencari dan mengerjakan dokumen tanpa perlu meninggalkan tempat duduk, tentunya merupakan penghematan yang berarti.
Dengan menghapuskan dokumen-dokumen kertas, semakin besar pula biaya yang dapat dihemat. Mengubah ruang penyimpanan berkas menjadi ruang kerja, memungkinkan kita memanfaatkan lebih baik ruangan perkantoran yang sewanya mahal, dan juga menghapus sama sekali biaya gudang.
Manfaat yang lain adalah peningkatan keamanan, perlindungan yang lebih besar bagi disaster recovery, manfaat bagi lingkungan dan lebih terbatas akses bagi dokumen-dokumen penting.
Bagaimana dengan dokumen-dokumen yang telah ada?
Menerapkan kantor tanpa kerta tidaklah berarti rekaman di kertas yang telah ada menjadi tidak penting. Dan penting untuk diketahui bahwa kita tidak perlu segera mengubah dokumen-dokumen yang ada. Yang penting mengenai konversi ini, kita mengambil sikap “selanjutnya kita scan” (scan forward approach) : tetapkanlah tanggal pemutus dan setelah itu semua dokumen dibuat secara elektronik.
Kertas yang ada hanya di-scan jika memang digunakan dan kalau suatu dokumen dalam satu tahun tidak di-scan dijadikan arsip saja atau dimusnahkan. Dengan pendekatan ini kita dapat segera memulai- dan scan dokumen yang lebih tua dapat diputuskan kemudian.
Bagi beberapa bisnis
, akses terhadap berkas mereka adalah sangat penting. Dalam keadaan seperti itu dapat digunakan jasa perusahaan scan karena mereka mempunyai alat yang mempunyai kapasitas besar dan disamping itu pegawai yang menanganinya banyak. Setalah dokumen-dokumen ini di-scan, maka dokumen-dokumen lama dapat dihancurkan sehingga kita lebih dekat selangkah ke kantor tanpa kertas.
